Bei der gleichzeitigen Verwendung von Microsoft Purview Message Encryption und IncaMail können Kompatibilitätsprobleme auftreten, die dazu führen, dass Nachrichten nicht korrekt zugestellt werden oder das IncaMail Add-in nicht ordnungsgemäss funktioniert. Dieser Artikel beschreibt die betroffenen Szenarien und gibt konkrete Empfehlungen.
Was ist Microsoft Purview Message Encryption?
Microsoft Purview Message Encryption ist Microsofts integrierte E-Mail-Verschlüsselungslösung für Microsoft 365.
Sie bietet unter anderem folgende Optionen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Encrypt | Die Nachricht wird verschlüsselt und der Empfänger muss sich authentifizieren. Der Empfänger kann die Nachricht lesen, kopieren, drucken und weiterleiten, jedoch nicht exportieren oder die Verschlüsselung entfernen. |
| Do Not Forward | Die Nachricht wird verschlüsselt und der Empfänger muss sich authentifizieren. Das Weiterleiten, Drucken und Kopieren der Nachricht ist nicht möglich. Empfänger können ausserdem nicht im Adressfeld geändert werden. |
Bekannte Kompatibilitätsprobleme
Problem 1 – Purview «Encrypt» in Kombination mit IncaMail
Was passiert: Wird eine Nachricht gleichzeitig mit der Purview-Option «Encrypt» und über IncaMail versendet, wird die Nachricht scheinbar erfolgreich übermittelt – der Absender erhält keinen Hinweis auf ein Problem.
Der Empfänger erhält jedoch anstelle des erwarteten Nachrichteninhalts einen Purview-Link zum Öffnen der Nachricht. Um die Nachricht zu lesen, muss der Empfänger einen Einmalcode («One-Time Passcode») anfordern, der an seine E-Mail-Adresse gesendet wird.
Das eigentliche Problem: Da die Nachricht über IncaMail versendet wurde, ist die Empfängeradresse mit dem Suffix .incamail.ch versehen. Microsoft versucht daher, den Einmalcode an diese modifizierte Adresse zu senden – zum Beispiel:
max.mustermann@beispiel.com.incamail.ch
Diese Adresse existiert nicht als reguläres Postfach. Der Einmalcode kommt nie beim Empfänger an und die verschlüsselte Nachricht kann nicht geöffnet werden.
⚠️ Empfehlung: Verwenden Sie entweder Microsoft Purview oder IncaMail für die Verschlüsselung einer Nachricht – niemals beides gleichzeitig. Beide Lösungen erfüllen den Zweck der sicheren Nachrichtenübermittlung; eine Kombination führt jedoch zu nicht zustellbaren Nachrichten.
Problem 2 – IncaMail Add-in bei Antwort auf «Do Not Forward»-Nachrichten
Was passiert: Wenn eine Nachricht mit der Purview-Option «Do Not Forward» versandt wurde und der Empfänger versucht, mit dem IncaMail Add-in darauf zu antworten, funktioniert das Add-in nicht korrekt. Im Debug-Log des Add-ins werden Berechtigungsfehler angezeigt.
Der Grund: Das IncaMail Add-in muss beim Verfassen einer Antwort das Empfängerfeld und den Betreff der Nachricht anpassen. «Do Not Forward»-Nachrichten verhindern genau diese Änderungen – das Add-in wird durch die gesetzten Einschränkungen blockiert.
So erkennen Sie eine «Do Not Forward»-Nachricht: Betroffene Nachrichten sind in Outlook durch einen Banner oberhalb der Nachricht gekennzeichnet:
Do Not Forward – Recipients can't forward, print or copy content⚠️ Empfehlung: Prüfen Sie vor dem Verfassen einer Antwort, ob die Nachricht mit «Do Not Forward» versehen ist. Verwenden Sie in diesem Fall das IncaMail Add-in nicht für die Antwort. Verfassen Sie stattdessen eine neue IncaMail-Nachricht oder antworten Sie ohne IncaMail-Verschlüsselung.
Zusammenfassung
| Szenario | Problem | Empfehlung |
|---|---|---|
| Purview «Encrypt» + IncaMail gleichzeitig beim Versand | Einmalcode wird an ungültige .incamail.ch-Adresse gesendet; Nachricht kann nicht geöffnet werden | Nur eine Verschlüsselungslösung verwenden |
| IncaMail Add-in zur Antwort auf «Do Not Forward»-Nachricht | Add-in kann Empfänger- und Betrefffeld nicht anpassen; Berechtigungsfehler | Nicht mit IncaMail Add-in auf «Do Not Forward»-Nachrichten antworten |