Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Sie unter (bei OWA) oder neben (bei Outlook 2013/2016) dem Symbol Add-Ins (oder Apps) das Add-In für IncaMail starten. Es öffnet sich ein Menübereich auf der rechten Seite:
A: Auswahl der Versandart: Sie können die IncaMail-Nachricht mittels einer der drei Versandarten Vertraulich, Persönlich oder Eingeschrieben versenden.
B: Markierung der Empfängeradressen (nur OWA): Die E-Mail-Adressen der Empfängerinnen / Empfänger werden mit einem Schloss-Symbol markiert, um Ihnen anzuzeigen, dass sie die Nachricht gesichert erhalten. Hinweis: IncaMail-Empfängeradressen erhalten .incamail.ch als Erweiterung der E-Mail-Adresse. Sie können so auch in der Vorschlagsliste für E-Mail-Adressen angezeigt werden. Wird diese Adresse (statt derjenigen ohne Erweiterung) für ein E-Mail ausgewählt, so erhält die Empfängerin / der Empfänger automatisch eine IncaMail-Nachricht, auch wenn das Add-In für IncaMail nicht geöffnet ist.
C: Präfix im Betreff: Präfix im Betreff: Die Versandart wird in der Nachricht mit einem Präfix im Betreff markiert: <c> = vertrauliche IncaMail-Nachricht, <p> = persönliche IncaMail-Nachricht, <r> = eingeschriebene IncaMail-Nachricht. Dieses Präfix sollte nicht entfernt werden. Geschieht dies dennoch, wird die Nachricht als Vertraulich übertragen.
D: IncaMail Large File Transfer: Mithilfe des Large File Transfers von IncaMail versenden Sie grosse Datenmengen gesichert via E-Mail. Per Drag-and-drop oder Klick auf die markierte Zone können Sie die gewünschten Dateien bis zu 1 GB pro Nachricht gesichert an IncaMail übermitteln. Anschliessend werden in der aktuellen Nachricht automatisch Links für den Download generiert. Versenden Sie die Nachricht wie gewohnt via IncaMail, um grosse Datenmengen geschützt zu übermitteln.
E: Logbuch: Registrierte IncaMail-Nutzer/-innen können direkt aus dem Mail Client auf das Logbuch zugreifen und dort beispielsweise versendete Nachrichten nachträglich sperren. Das Logbuch ist durch eine Zweifaktorenidentifikation geschützt. Um direkt aus dem Mail Client auf das Logbuch zugreifen zu können, muss sich die Nutzerin / der Nutzer auf incamail.com registrieren. Aus dem Logbuch heraus können versendete Nachrichten gesperrt werden. Die Sperrung der Nachrichten ist für alle persönlichen und eingeschriebenen Nachrichten möglich. Vertrauliche Nachrichten können nur gesperrt werden, wenn die Empfängerin / der Empfänger die IncaMail-Nachrichten via incamail.com und nicht via den Mail Client empfängt. Durch die Sperrung hat die Empfängerin / der Empfänger keinen Zugriff mehr auf die Nachricht, auch wenn er / sie bereits gelesen hat.