Mit dem Verschlüsselten Kontaktformular empfangen Sie sichere und eingeschriebene digitale Eingaben – rechtskonform, nachvollziehbar und einfach für Bürgerinnen und Bürger.
Das Verschlüsselte Kontaktformular ist der konforme Eingangskanal von IncaMail für öffentliche Stellen und regulierte Organisationen, um vertrauliche und rechtlich verifizierbare digitale Eingaben zu empfangen – inklusive Zustell- und Abgabequittung bei eingeschriebenen Übermittlungen.
Warum ist das Verschlüsselte Kontaktformular wichtig?
Mit der Durchsetzung von VRG/VEVV im Kanton Zürich ab dem 1. Januar 2027 sind Behörden verpflichtet, digitale Eingangskanäle anzubieten, die nicht nur verschlüsselt, sondern auch nachweisbar und quittiert sind – vergleichbar mit eingeschriebenen Briefen.
Der Schweizer Markt kann davon ausgehen, dass weitere Kantone ähnliche regulatorische Anforderungen einführen werden. Das IncaMail Verschlüsselte Kontaktformular bietet hierfür bereits heute eine standardkonforme, skalierbare Lösung.
Was ermöglicht das Verschlüsselte Kontaktformular?
Das Verschlüsselte Kontaktformular ist eine webbasierte Eingabemaske, die über einen Link zugänglich ist. Über einen einzigen digitalen Eingangskanal können Sie empfangen:
Vertrauliche Eingaben: verschlüsselte Nachrichtenübermittlung
Eingeschriebene Eingaben: rechtlich verifizierbarer Versand mit versiegelter Zustell- und Abgabequittung
Dabei wird keine IncaMail-Registrierung auf Absenderseite benötigt.
Grundprinzip
Der Inhaber des Kontaktformulars erstellt und konfiguriert es in seinem IncaMail-Konto.
Der Link kann öffentlich oder gezielt geteilt werden.
Jede Person mit einer verifizierten E-Mail-Adresse kann darüber Nachrichten senden.
Verfügbarkeit
IncaMail für den Mail Client (MGI)
Das Verschlüsselte Kontaktformular ist in allen MGI-Business-Abbonements verfügbar:
| Modell | Vertrauliche Nachrichten (Empfang) | Eingeschriebene Nachrichten (Empfang) |
|---|---|---|
| Transaktionsmodell | Kostenlos | Kosten wie bei ausgehenden eingeschriebenen Nachrichten |
| Fixpreis-Modell | Im Abonnement enthalten | Im Abonnement enthalten |
| Nur empfangen | Im Abonnement enthalten | Im Abonnement enthalten |
Premium
| Vertrauliche Nachrichten (Empfang) | Eingeschriebene Nachrichten (Empfang) |
| Unlimitiert | 5 pro Monat |
So aktivieren Sie das Verschlüsselte Kontaktformular
Gehen Sie zu den Profileinstellungen (Einstellungen → Profil)
Verschlüsseltes Kontaktformular
Kontrollkästchen aktivieren
Nachrichtentyp ändern
Verschlüsseltes Kontaktformular konfigurieren
Einschreiben oder Vertraulich auswählen
Speichern
Weitere Anpassungen
Begrüssungstext
Benutzerdefiniertes Logo
Wichtige Hinweise
Die Einrichtung des Kontaktformulars erfolgt pro IncaMail-Konto - Jedes gewünschte Kontaktformular wird direkt über das entsprechende Konto eingerichtet und verwaltet, nicht zentral über den Abonnement-Administrator. Das bedeutet, dass für jedes gewünschte Kontaktformular ein eigenes Konto registriert werden muss.
Wichtige Einschränkungen
- Ein Konto kann nur ein Verschlüsseltes Kontaktformular besitzen.
-
Pro IncaMail-Konto kann nur ein Typ des Kontaktformulars aktiv sein, entweder vertraulich oder eingeschrieben. Wenn der Typ geändert wird:
Der bestehende Link bleibt gültig.
Alle zukünftigen Nachrichten entsprechen dem neu gewählten Typ.
Beispiel
Angenommen, Sie verfügen über ein MGI-Abonnement mit der Domain example.ch. Dies erlaubt sämtlichen E-Mail-Adressen innerhalb dieser Domain, IncaMail-Konten zu registrieren und ein Verschlüsseltes Kontaktformular einzurichten.
Möchten Sie zwei Kontaktformulare einrichten, müssen Sie dafür zwei separate Konten registrieren, z.B.:
info@example.chsecurity@example.ch
Anschliessend melden Sie sich bei beiden Konten an und richten dort jeweils das Verschlüsselte Kontaktformular ein. Jedes Konto erhält einen eigenen, eindeutigen Link zum Verschlüsselten Kontaktformular, der weitergegeben werden kann. Nachrichten, die über das Verschlüsselte Kontaktformular gesendet werden, werden der Mailbox des entsprechenden IncaMail-Kontos zugestellt.
Hierarchie
Die Struktur lässt sich in vier Ebenen gliedern, wobei jede Ebene die nächste enthält:
- Business-Abonnement
-
Domain(s) - die unter diesem Abonnement freigeschaltete(n) Domain(s), z. B.
example.ch -
Konten - einzelne IncaMail-Konten innerhalb dieser Domain, z. B.
info@example.ch,security@example.ch - Verschlüsseltes Kontaktformular- jedes Konto kann sein eigenes Kontaktformular einrichten
Mit anderen Worten: Ein Verschlüsseltes Kontaktformular gehört immer zu genau einem Konto, ein Konto gehört zu einer Domain, und eine oder mehrere Domains gehören zu einem Abonnement.
Beispielhafte Workflows
Für den Inhaber (z. B. Behörde oder Organisation)
Verschlüsseltes Kontaktformular aktivieren
Formular konfigurieren (Nachrichtentyp, Begrüssung, Logo)
Link auf Website oder in Kommunikation einbinden
Für Absender (z. B. Bürger:innen)
Link zum Kontaktformular öffnen
Nachricht verfassen
E-Mail-Adresse verifizieren und Nutzungsbedungungen akzeptieren
Nachricht absenden
Optional - Nachricht speichern
Zusammenfassung
Das IncaMail Verschlüsselte Kontaktformular bietet Behörden und regulierten Organisationen:
Einen rechtskonformen digitalen Eingangskanal
Vertrauliche und eingeschriebene Eingaben
Minimale Hürden für Absender
Volle Ausrichtung auf aktuelle und kommende eGov-Anforderungen
Damit sind Sie optimal auf zukünftige regulatorische Vorgaben vorbereitet – heute schon.