Das Logbuch ist ein Protokoll aller gesendeten und empfangenen Nachrichten. Es ist aber keine Mailbox und enthält keine Angaben zum Inhalt der jeweiligen E-Mails. Vom Versand bis zum Öffnen einer Nachricht durchläuft diese mehrere Status, die im Logbuch sichtbar sind:
Eingetroffen auf IncaMail: Die IncaMail-Nachricht wurde von der Plattform angenommen, aber noch nicht ans System der Empfängerin / des Empfängers ausgeliefert. Bleibt der Status länger als zwei Stunden bestehen, wird die Absenderin / der Absender durch die Plattform automatisch informiert. Für maximal 72 Stunden wird die Zustellung durch IncaMail weiterhin versucht. Ist die Zustellung auch nach 72 Stunden erfolglos, wird die Nachricht auf IncaMail gelöscht und die Absenderin / der Absender via E-Mail informiert. Die Nachricht erhält nun den Status Nicht zustellbar.
Verarbeitet: IncaMail hat die Nachricht verarbeitet und wartet auf die Annahme durch die Empfängerin / den Empfänger.
Zugestellt: Die IncaMail-Nachricht wurde vom Empfängersystem entgegengenommen.
Geöffnet: Die Empfängerin / der Empfänger hat die IncaMail-Nachricht geöffnet und über das Webinterface gelesen. (Status nicht möglich bei Empfängerinnen / Empfängern mit Geschäftskundenvertrag Service Integration und der Zustellart Vertraulich. Hier bleibt der Status auf Zugestellt.)
Nicht zustellbar: Die IncaMail-Nachricht konnte aus unterschiedlichen Gründen nicht zugestellt werden. Gründe können sein: Postfach voll, Zielsystem nicht erreichbar, E-Mail-Adresse unbekannt. Die Absenderin / der Absender erhält in diesem Fall eine Benachrichtigung von IncaMail.
Eingetroffen auf Zielplattform: Ein eGov-Einschreiben wurde interoperabel an eine andere anerkannte Zustellplattform übermittelt und wird von dort der Empfängerin / dem Empfänger zugestellt.
(Automatisch) Angenommen: Der Status Angenommen bedeutet, dass die Empfängerin / der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht akzeptiert hat.
Annahme verweigert: Der Status Annahme verweigert bedeutet, dass die Empfängerin / der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht abgelehnt hat.
Verfallen: Der Status Verfallen bedeutet, dass die Empfängerin / der Empfänger die eingeschriebene IncaMail-Nachricht während einer Frist von sieben Tagen weder akzeptiert noch abgelehnt hat. Die Empfängerin / der Empfänger kann die Nachricht nun nicht mehr öffnen.
Systemnachricht: Nach der Zustellung der Nachricht hat IncaMail vom empfangenden Mailsystem eine Nachricht über den Stand der Zustellung erhalten. Diese Nachricht wird der Absenderin / dem Absender via E-Mail weitergeleitet und der Status der Nachricht auf Systemnachricht gesetzt. Um den Status der Nachricht zu bestimmen, beachten Sie bitte den Inhalt der weitergeleiteten Nachricht.
Gelöscht: Die Nachricht wurde gelöscht, weil die Sicherheitsprüfung sie verworfen hat (z. B. wegen Viren).
Bei Geschäftskundinnen / Geschäftskunden, die IncaMail in ihren Mail Client (z. B. Outlook) integriert haben, steht das Logbuch den Nutzerinnen und Nutzern direkt im Outlook zur Verfügung.