Conditions préalables
Pour pouvoir utiliser les e-mails enregistrés eGov en tant que particulier, votre adresse postale doit être vérifiée par La Poste Suisse. Vous pouvez effectuer cette vérification dans vos paramètres de compte.
Pour être enregistré en tant que salarié, entreprise ou autorité afin de recevoir des messages enregistrés, vous devez d'abord signer électroniquement cet accord et l'envoyer à business@incamail.ch ou l’envoyer par courrier à l'adresse indiquée dans l'accord.
La possibilité de recevoir des messages IncaMail enregistrés est offerte aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises, autorités et salariés. Les conditions varient selon la catégorie du destinataire.
1. Particuliers
Pour recevoir des messages eGov enregistrés en tant que particulier, votre adresse postale doit être vérifiée par La Poste Suisse. Vous pouvez effectuer cette vérification directement dans vos paramètres de compte : Paramètres de compte – Profil
2. Autorités, entreprises et salariés
Pour recevoir des messages enregistrés en tant qu’entreprise, autorité ou salarié, une déclaration de consentement doit d’abord être soumise à IncaMail.
Vous pouvez télécharger la déclaration de consentement via le bouton « Ouvrir l’accord » ou en cliquant sur le lien ci-dessous. Veuillez la signer après téléchargement et l’envoyer à IncaMail.
Télécharger la déclaration de consentement
Mode de soumission préféré : Veuillez envoyer le document signé électroniquement par e-mail ou via IncaMail à business@incamail.ch. L’envoi postal est également possible ; l’adresse correspondante figure dans l’accord.
Autorisations de réception dans la déclaration de consentement
Dans la déclaration de consentement, vous déterminez quelles adresses e-mail au sein de votre domaine sont autorisées à recevoir des messages enregistrés. Deux options sont proposées :
- Tous les utilisateurs au sein du ou des domaines indiqués peuvent s’inscrire pour recevoir des lettres recommandées électroniques.
- Veuillez noter : même avec cette option, les utilisateurs souhaitant être inscrits dans l’annuaire eGov doivent finaliser eux-mêmes le processus de configuration (voir étapes suivantes).
- Seules les adresses e-mail explicitement listées dans la déclaration de consentement sont autorisées à recevoir des messages IncaMail enregistrés.
⚠️ Attention : Avec cette option, toutes les autres adresses e-mail du domaine non listées sont complètement exclues de la réception des messages enregistrés. Assurez-vous donc que la liste des adresses autorisées est complète et correcte avant de soumettre la déclaration de consentement. Toute modification ultérieure nécessite une nouvelle soumission de l’accord.
Inscription dans l’annuaire eGov
Pour participer à la communication avec les autorités suisses, les participants doivent être inscrits dans l’annuaire eGov Suisse. Une fois les conditions ci-dessus remplies, vous pouvez vous inscrire dans l’annuaire eGov. Procédez comme suit :
1. Activer la réception des lettres recommandées
Ouvrez vos paramètres de compte – Profil et sélectionnez l’option :
« Recevoir tous les e-mails enregistrés (y compris eGov) »
2. Sélectionner le type d’inscription
Choisissez sous quelle catégorie vous souhaitez être inscrit dans l’annuaire :
| Type d’inscription | Condition |
|---|---|
| Particulier | Vérification de l’adresse par La Poste Suisse (voir section ci-dessus) ainsi qu’acceptation de la déclaration de consentement à l’étape suivante |
| Salarié | La déclaration de consentement doit déjà avoir été traitée par le support IncaMail |
| Autorité | La déclaration de consentement doit déjà avoir été traitée par le support IncaMail |
| Entreprise | La déclaration de consentement doit déjà avoir été traitée par le support IncaMail |
3. Finaliser la configuration
Cliquez sur « Suivant » et suivez les étapes affichées. Une fois le processus terminé, vous serez inscrit dans l’annuaire eGov et pourrez recevoir des messages IncaMail enregistrés.
Remarque : Vous pouvez modifier ou supprimer votre inscription dans l’annuaire à tout moment dans les paramètres de compte. La réception des messages enregistrés peut également être totalement bloquée.
Communication électronique avec les autorités via IncaMail
L’ordonnance fédérale sur la transmission électronique dans le cadre des procédures civiles et pénales ainsi que des procédures de poursuite pour dettes et de faillite (VeÜ-ZSSV) et l’ordonnance sur la transmission électronique dans le cadre des procédures administratives (VeÜ-VwV) (transmission électronique) obligent les tribunaux et autorités à recevoir les soumissions électroniquement et à utiliser une plateforme de distribution sécurisée. Par exemple, les avocats ou parties à la procédure peuvent également signaler qu’ils souhaitent recevoir les décisions par voie électronique. IncaMail a été reconnu fin 2010 par la Confédération comme plateforme de distribution sécurisée. Le mode d’envoi prévu sur IncaMail pour remplir les exigences des ordonnances eGov est la « Lettre recommandée ». L’envoi de lettres recommandées est possible pour tous les utilisateurs IncaMail enregistrés disposant d’un compte Premium ou d’un contrat client entreprise.